Votre association de parents est une association sans but lucratif, ou A.s.b.l. La plus haute autorité pour APEEEL1 est l’adhérant, vous.
L’association est gérée au nom des membres par un comité de gestion élu par les membres chaque année.

Les membres expriment leurs souhaits pour l’organisation et donnent leurs instructions au Comité de gestion par le moyen de l’assemblée générale. L’association doit tenir au moins une assemblée générale par année scolaire, ce qu’on appelle l’assemblée générale annuelle ou l’AGA. D’autres assemblées générales peuvent être convoquées au cours de l’année à des fins spécifiques, par exemple pour modifier les statuts de l’association ou pour approuver les dépenses pour un grand projet. Ces autres assemblées générales sont appelées Assemblées générales extraordinaires ou AGE.

L’AGA a normalement lieu dans les 3 mois suivant le début de l’année administrative (1er septembre), mais peut être retardée au-delà de cette période dans des circonstances exceptionnelles.

Election des scrutateurs

Les scrutateurs sont élus pour compter les votes exprimés lors des assemblées générales et pour les élections tenues au cours de l’année. Ils peuvent également être appelés à compter les votes dans n’importe quel sondage ou « référendum » qui peut avoir lieu au cours de l’année. Il s’agit d’un rôle important, car il est chargé de veiller à ce que le processus de vote et d’élection approprié soit non seulement suivi, mais qu’il ait un résultat positif, c’est-à-dire que le vote est terminé conformément aux règlements des lois.

Rapports financiers

APEEEL1 suit l’année scolaire du 1er septembre au 31 août de l’année suivante. Le rapport du trésorier et les comptes financiers vérifiés qui sont présentés à l’AGA sont pour l’année précédente, terminant le 31 août. Les transactions financières effectuées depuis la fin de la période précédente ne sont pas prises en compte par l’AGA.

Budget Annuel

C’est probablement la partie la plus importante de l’AGA parce que c’est là que les membres APEEEL1 communiquent au Comité de gestion sur leurs limites financières et approuvent les dépenses générales de l’association. Pour les dépenses exceptionnels, par exemple les investissements de grandes sommes d’argent, le comité de gestion devrait présenter une analyse de rentabilisation complète sur les raisons pour lesquelles l’argent devrait être dépensé et les membres ont la possibilité de poser des questions avant qu’un vote ne soit pris pour approuver le dépenses ou non.

Motions Soumises par les Membres APEEEL1

Lorsque l’invitation à une assemblée générale est envoyée aux membres, il est convenu que les membres peuvent soumettre des motions pour considération à l’assemblée générale. Ces motions peuvent porter sur n’importe quel sujet concernant l’association et doivent contenir une instruction qui doit être exécutée par le Comité de Gestion.

Motions Soumises par le Comité de Gestion

Au cours de la gestion de l’association, le comité de gestion peut avoir besoin de demander l’approbation des membres afin d’entreprendre une activité particulière. Dans de tels cas, le comité de gestion présentera une motion à l’assemblée générale pour approbation. L’assemblée générale décide ensuite si l’activité sera effectuée ou non.

Assemblées Générales Extraordinaires

Les AGE sont appelés à un but spécifique et peuvent être demandés soit par le Comité de Gestion, soit par un groupe de membres conformément aux statuts de l’association. Le processus de notification des AGE est le même que pour une AGA.